Samtext Norway

Lähdetkö lomille? Näin kirjoitat hyvän automaattivastauksen

Onko suunnitelmissasi pieni loma poissa toimistolta? Muista kytkeä päälle automaattinen poissaoloviesti eli automaattivastaus ennen sähköpostin sulkemista ja tietokoneen sammuttamista. Sen avulla viestität yhteydenottajille, että heidän yhteydenottoaan arvostetaan – vaikka siihen ei vastattaisikaan ihan heti.

Loma-aikaan ja ennen pitkiä viikonloppuja niitä satelee joka suunnalta: ”Poissa toimistolta”, ”Mökillä”, ”Out of office – palaamisiin maanantaina” – tylsää! Pitkästyttävät automaattivastaukset lähinnä ärsyttävät. Kun siis seuraavan kerran suuntaat hyvin ansaitulle lomalle, suosittelemme jättämään hauskan ja persoonallisen poissaoloviestin. Se paitsi hymyilyttää myös jää vastaanottajan mieleen.

Voit liittää viestiisi leffasitaatteja tai kuvia tai pitäytyä perinteisemmässä muodossa, kunhan muistat noudattaa seuraavaa viittä ohjetta:

1. Ystävällinen aloitus

Muista tervehtiä ja kiittää yhteydenottajaa viestistä.

2. Persoonallinen kulma 

Anna luovuutesi näkyä! Kerro lyhyesti, miksi olet poissa toimistolta – olitpa sitten Välimeren risteilyllä, omenatalkoissa Outokummussa tai kotisohvalla katsomassa Yksin kotona -maratonia. Tai kenties olet hakemassa ammatillista inspiraatiota loppuvuotta varten? Kerro se viestissäsi!

3. Tieto paluupäivästä ja siitä, luetko sähköpostia loman aikana

Muista kertoa, milloin palaat toimistolle sekä milloin vastaanottaja voi odottaa saavansa vastauksen viestiinsä. Kaikkihan eivät suinkaan ehdi perata koko sähköpostilaatikkoaan ensimmäisen työpäivän aikana lomalta palattuaan.

4. Yhteyshenkilö poissaolon aikana

Kerro, keneen yhteydenottaja voi olla yhteydessä kiireellisissä asioissa. Muista ensin varmistaa, että kyseinen henkilö todella on paikalla koko poissaolosi ajan.

5. Mukava lopetus

Päätä automaattivastaus ystävälliseen toivotukseen. Voit esimerkiksi toivottaa hyvää kesää tai rentouttavaa joulunaikaa.

Muista myös, että voit aina hakea inspiraatiota muiden mieleenpainuvista poissaoloviesteistä:

Näin kirjoitat hyvän automaattivastauksen - 1

Twitter-nimimerkki @courtwhip ei välttämättä noudata kaikkia yllä olevia ohjeitamme, mutta persoonallinen ote on taattu. Tosin herää kysymys, miksi Rakkautta vain puuttuu listalta…

 
Näin kirjoitat hyvän automaattivastauksen - 2

Myöskään pieni omakehu ei haittaa, kunhan se tehdään vitsikkäästi.

Viimeinen vinkki

Voi olla hyvä idea liittää poissaoloviestin loppuun linkki hyödylliseen artikkeliin yrityksen kotisivuilla tai kehotus tilata yrityksen uutiskirje.

Persoonallinen automaattivastaus herättää takuuvarmasti vastaanottajan kiinnostuksen, mikä voi olla olennaista asiakassuhteen tai yhteistyökumppanuuden kehittämisessä nyt ja tulevaisuudessa.

Hyvää lomaa!

Magnus Berg
Copywriter

magnus.berg@samtext.com

Samtext logo
Samtext Finland Oy Ab
Valimotie 2
00380 Helsinki
Puhelin: 010 219 3370