Onko suunnitelmissasi pieni loma poissa toimistolta? Muista kytkeä päälle automaattinen poissaoloviesti eli automaattivastaus ennen sähköpostin sulkemista ja tietokoneen sammuttamista. Sen avulla viestität yhteydenottajille, että heidän yhteydenottoaan arvostetaan – vaikka siihen ei vastattaisikaan ihan heti.
Loma-aikaan ja ennen pitkiä viikonloppuja niitä satelee joka suunnalta: ”Poissa toimistolta”, ”Mökillä”, ”Out of office – palaamisiin maanantaina” – tylsää! Pitkästyttävät automaattivastaukset lähinnä ärsyttävät. Kun siis seuraavan kerran suuntaat hyvin ansaitulle lomalle, suosittelemme jättämään hauskan ja persoonallisen poissaoloviestin. Se paitsi hymyilyttää myös jää vastaanottajan mieleen.
Voit liittää viestiisi leffasitaatteja tai kuvia tai pitäytyä perinteisemmässä muodossa, kunhan muistat noudattaa seuraavaa viittä ohjetta:
Muista tervehtiä ja kiittää yhteydenottajaa viestistä.
Anna luovuutesi näkyä! Kerro lyhyesti, miksi olet poissa toimistolta – olitpa sitten Välimeren risteilyllä, omenatalkoissa Outokummussa tai kotisohvalla katsomassa Yksin kotona -maratonia. Tai kenties olet hakemassa ammatillista inspiraatiota loppuvuotta varten? Kerro se viestissäsi!
Muista kertoa, milloin palaat toimistolle sekä milloin vastaanottaja voi odottaa saavansa vastauksen viestiinsä. Kaikkihan eivät suinkaan ehdi perata koko sähköpostilaatikkoaan ensimmäisen työpäivän aikana lomalta palattuaan.
Kerro, keneen yhteydenottaja voi olla yhteydessä kiireellisissä asioissa. Muista ensin varmistaa, että kyseinen henkilö todella on paikalla koko poissaolosi ajan.
Päätä automaattivastaus ystävälliseen toivotukseen. Voit esimerkiksi toivottaa hyvää kesää tai rentouttavaa joulunaikaa.
Muista myös, että voit aina hakea inspiraatiota muiden mieleenpainuvista poissaoloviesteistä:
Twitter-nimimerkki @courtwhip ei välttämättä noudata kaikkia yllä olevia ohjeitamme, mutta persoonallinen ote on taattu. Tosin herää kysymys, miksi Rakkautta vain puuttuu listalta…
Myöskään pieni omakehu ei haittaa, kunhan se tehdään vitsikkäästi.
Voi olla hyvä idea liittää poissaoloviestin loppuun linkki hyödylliseen artikkeliin yrityksen kotisivuilla tai kehotus tilata yrityksen uutiskirje.
Persoonallinen automaattivastaus herättää takuuvarmasti vastaanottajan kiinnostuksen, mikä voi olla olennaista asiakassuhteen tai yhteistyökumppanuuden kehittämisessä nyt ja tulevaisuudessa.
Hyvää lomaa!
Psst… Muistathan, että käännöstoimistomme palvelee myös lomasi aikana!
