Yrityksen yksilöllinen äänensävy (tone of voice) on varma ja tehokas tapa saada asiakkaat tunnistamaan yrityksen viestintätyyli ja luottamaan siihen. Oikean äänensävyn löytäminen voi vaatia yritykseltä työtä ja aikaa, mutta onnistunut viestintätapa kantaa takuuvarmasti pidemmän päälle hedelmää. Tässä vinkkimme hyvän äänensävyn löytämiseen.
Hyvä asiakassuhde perustuu siihen, että asiakkaasi tunnistavat sinut, kun puhut heille. Jopa hyviin neuvoihin suhtaudutaan epäillen, kun ne tulevat vieraan suusta. Jos yritys viestii täysin persoonattomalla tavalla, vastaanottajan on vaikea saada selville, mitä yritys edustaa. Juuri siksi oikean äänensävyn tavoittaminen on tärkeää.
Mitä helpompaa yrityksen arvojen tunnistaminen on, sitä helpompi asiakkaan on samaistua yritykseen. Hyvän äänensävyn tarkoitus on lyhyesti sanottuna löytää ne ominaispiirteet, jotka viestivät siitä, mitä yritys todella edustaa. Kun ominaisuudet on löydetty, ne tulee sulauttaa saumattomaksi osaksi yrityksen kaikkea viestintää.
Hyvän viestintätyylin ehdoton edellytys on, että yritys tietää tarkalleen, mitä se edustaa. Tähän ei riitä se, että asiasta on jonkinlainen hatara käsitys tai että yrityksen arvot on listattu monisanaisesti lunttilapulle. Kannattaakin mieluummin määritellä yrityksen arvot mahdollisimman lyhyesti. Voit lähteä liikkeelle seuraavista kysymyksistä:
Kun arvot on määritelty selkeästi, on syytä pohtia, mitkä persoonallisuustekijät tai luonteenpiirteet heijastelevat näitä arvoja mahdollisimman tehokkaasti.
Jos haluat kertoa asiakkaillesi, että yrityksesi tarjoaa parhaita lenkkeilykenkiä ja lenkkeilyosaamista, osoita lukijalle, että yritys suhtautuu lenkkeilyyn intohimoisesti. Kenties yritys haluaa myös kannustaa ihmisiä lenkkeilemään enemmän? Se vaatii viestinnältä motivoivaa ja innokasta asennetta. Jos yritys toivoo asiakkailta spontaaniutta treenaamiseen, myös viestinnässä kannattaa olla spontaani ja kannustava.
Seuraavaksi pari esimerkkiä tunnetuista brändeistä ja niiden persoonallisuustekijöistä:
Kun yritys on saanut persoonallisuustekijänsä kohdalleen, niiden sisällyttäminen kaikkeen yritysviestintään voidaan aloittaa. On tärkeää, että luonteenpiirteitä ei mietitä vain alkuvaiheessa, vaan ne on otettava jatkuvasti huomioon kaikessa sisällöntuotannossa.
On myös tärkeää, että yrityksen käyttämä kieli heijastelee yrityksen persoonaa. Jos esimerkiksi haluat yrityksesi edustavan maanläheisyyttä, avoimuutta ja käytännöllisyyttä, monimutkaisten termien, epämääräisten viittausten ja jäykkien substantiivihirvöiden käyttäminen uutiskirjeessä ja sisällöntuotannossa vaikuttaa vähintäänkin ristiriitaiselta. Laadi yleisohjeistus, joka koskee kaikkea yrityksen viestintää. Kun kieli ja yrityksen persoona kulkevat käsi kädessä, sisältö herättää luottamusta.
Kun kaikki on valmista, on aika sisällyttää ajatukset yrityksen työtapaan. Kirjoita mahdollisimman paljon erilaisia näytetekstejä ja vaihtele tyylilajia, aihetta ja julkaisumuotoa. Tarkista sitten seuraavat asiat:
Jos vastaus kaikkiin kohtiin on KYLLÄ, yritys on hyvää vauhtia löytämässä hyvän äänensävyn viestinnälleen. Muista kuitenkin, että toimiva äänensävy vaatii jatkuvaa työstämistä ja säännöllistä tarkistamista. Lykkyä tykö!
