Monille meistä saapuu päivittäin useampia sähköpostiviestejä kuin mihin ehdimme vastata. Yhtäkkiä Saapuneet-kansio voi pullistella viesteistä, jotka kaikki vaativat huomiota samanaikaisesti. Jos haluat, että juuri sinun lähettämäsi sähköpostiviesti tulee huomatuksi, luetuksi ja vastatuksi, erotu joukosta ja mene suoraan asiaan. Näillä vinkeillä onnistut!
Sähköpostiviestejä on lähetelty jo yli kahdenkymmenen vuoden ajan, mutta monet tuntuvat yhä tarvitsevan apua sähköpostin tehokkaaseen hyödyntämiseen. Tässä kätevät vinkkimme, joiden avulla sähköpostiviestisi tulee nähdyksi, ymmärretyksi ja vastatuksi.
Aihekenttä on olemassa hyvästä syystä – älä siis jätä sitä tyhjäksi! Hyödynnä sen sijaan oiva tilaisuus vangita vastaanottajan huomio tiivistämällä viestin pääasia lyhyesti ja tarkasti. Näin myös vastaanottaja voi nopeasti päätellä, kuinka pikaista reagointia viesti vaatii.
Yksittäiset sanat, kuten ”Hei”, ”Tärkeää” tai ”Kokous” eivät sovi aihekenttään, sillä ne jäävät usein huomiotta. Pyri mieluummin tarkkuuteen. Liitä mukaan lisätietoa viestin aiheesta, esimerkiksi ”Kysymys sopimuksesta Samtextin kanssa” tai ”Strategiapalaverin asialista 11.3.2019”.
Kirjoita ja kysy aina suoraan – kohteliaisuutta unohtamatta. Harva ehtii tai haluaa lukea pitkiä selityksiä ennen varsinaiseen kysymykseen pääsemistä. Mitä enemmän vastaanottajan on selattava ja etsittävä viestin keskeistä asiaa, sitä todennäköisemmin viesti luetaan vain pintapuolisesti. Tällöin vastaanottajalta voi jäädä huomaamatta tärkeää sisältöä. Samaan aikaan on tärkeää antaa lukijalle riittävästi tietoa, jotta tämä osaa vastata kysymyksiisi. Kirjoita siis selkeästi ja mene suoraan asiaan! !
Yksittäinen kirjoitusvirhe ei maailmaa kaada, mutta oikeinkirjoitusvirheitä vilisevä sähköpostiviesti ei anna kirjoittajastaan kovin hyvää kuvaa. Etenkään, jos kirjoittajan työ edellyttää tarkkuutta tai kielellistä osaamista… Muista myös, että viesti kannattaa alun perinkin laatia selkeäksi, jotta sen ymmärtäminen ei edellytä vielä kolmea selittävää sähköpostiviestiä.
Hyvä nyrkkisääntö on, että viesti kannattaa lähettää vain henkilöille, jotka heti ymmärtävät, miksi ovat sen saaneet. Vältä myös painamasta automaattisesti ”vastaa kaikille”, sillä turhat viestit vain ärsyttävät.
Jos viestin aiheena on strategiapalaveri, älä heitä mukaan kysymystä tämän vuoden pikkujouluista. Tällöin saat luultavasti vastauksen vain osaan kysymyksistäsi. Kun pitäydytään yhdessä aiheessa sähköpostiviestiä kohden, on myös helpompaa löytää viesti uudestaan postilaatikon uumenista.
Hei, Anna!
Mukava kuulla sinusta, Pekka!
Henkilökohtainen tervehdys ja suora puhuttelu toimivat useimmiten, samoin kuin useimmat hymynaamat – etenkin, mikäli myös meilikumppani käyttää niitä. Jos yhteydenotto on kuitenkin ensimmäinen laatuaan, kannattaa suosiolla pidättäytyä emojien käytöstä.
Jos pitkän sähköpostiviestin kirjoittaminen on välttämätöntä, jaa se lyhyisiin kappaleisiin ja sijoita tärkein asia kappaleen alkuun. Voit myös lihavoida tärkeimmät kohdat, jotta lukija löytää nopeasti tiensä takaisin niihin. Jos sähköpostiviesti on todella pitkä ja sisältää useita kysymyksiä, kannattaa pohtia, olisiko tapaaminen tai puhelinkeskustelu kuitenkin parempi vaihtoehto.
